Nieobecności

System Registo umożliwia szybkie i intuicyjne wprowadzanie różnego rodzaju nieobecności pracowniczych, takich jak urlopy, zwolnienia lekarskie czy odbiory nadgodzin. Poniższy poradnik przeprowadzi Cię przez proces ich dodawania oraz konfiguracji.

Dodawanie nieobecności w czasie pracy

Aby wpisać pracownikowi nieobecność, przechodzimy do modułu Czasu pracy. Klikamy ikonę zielonego plusa nad tabelą, tak jak normalnie dodawalibyśmy wpis czasu pracy, a następnie w formularzu wybieramy rodzaj Nieobecność.

Planowanie na przyszłość i skróty w widokach

Proces dodawania można znacznie przyspieszyć. W widokach tygodniowym, miesięcznym dla jednego pracownika oraz w widoku szczegółowym (dostępnym dla wersji PRO) wystarczy kliknąć na odpowiedni kwadrat reprezentujący dany dzień. Wtedy w formularzu automatycznie zostaną uzupełnione informacje o wybranym dniu i przypisanym pracowniku.

Wpływ nieobecności na normę czasu pracy

Standardowo nieobecności obniżają normę czasu pracy danego pracownika. Istnieją jednak wyjątki od tej reguły, takie jak:

• Nieobecność nieusprawiedliwiona
• Odbiór za święto

Sposób rozliczania zależy również od ustawień grafiku. Jeśli w zakładce Konfiguracja / Ustawienia Czasu Pracy mamy zaznaczoną opcję Pobierz normę z grafiku pracy:

...oraz dany grafik pracy nie jest pusty (posiada zaplanowane godziny), to żadna wpisana nieobecność nie będzie wpływała na obniżenie normy godzin zdefiniowanej w tym grafiku.

Limity nieobecności

W wersji Registo PRO system automatycznie pilnuje ustawowych limitów wybranych nieobecności. Dotyczy to między innymi:

Po przekroczeniu dostępnej puli dni, przed zapisaniem zdarzenia, zostaniemy poinformowani odpowiednim komunikatem, że ustawowy limit został wykorzystany.

Należy pamiętać, że przekroczenie limitu nie uniemożliwia nam zapisania nieobecności – jest to jedynie komunikat ostrzegawczy i informacyjny dla osoby zapisującej zdarzenie.

Uwaga: Zdarzenia „Urlop wypoczynkowy” i „Urlop na żądanie” bezpośrednio wpływają na ogólną pulę dni urlopu pracownika.

Samodzielne dodawanie nieobecności przez pracownika

Również w wersji Registo PRO, przechodząc do zakładki Konfiguracja / Pracownik, możemy nadać pracownikowi specjalne uprawnienie do samodzielnego dodawania sobie nieobecności.

Po nadaniu uprawnienia, pracownik zalogowany na swoje konto w systemie zyska możliwość dodawania zdarzeń bezpośrednio ze swojego widoku czasu pracy. Warto zaznaczyć, że w celach kontrolnych, pracownik ma możliwość dodawania nieobecności tylko do jednego miesiąca wstecz (blokada widoczna w kalendarzu).

Oznaczenia na liście czasu pracy

W przypadku gdy pracownik samodzielnie wpisze lub zedytuje nieobecność, system wyraźnie poinformuje o tym administratora/managera na liście czasu pracy. Wpis taki oznaczony jest ikoną żółtej sylwetki osoby.

Dodatkowo, na liście głównej możemy włączyć specjalny filtr, który szybko pokaże lub ukryje wszystkie wpisy zmodyfikowane samodzielnie przez pracowników, ułatwiając proces ich weryfikacji.