Ustawa peselowa i raport czasu pracy do NFZ: co musi zrobić placówka medyczna?

„Czy ustawa peselowa nas dotyczy?” – to pytanie słyszymy ostatnio od placówek medycznych coraz częściej. Odpowiedź zależy od tego, o który obowiązek chodzi. Jeden dotyczy pieniędzy i trafia do AOTMiT, drugi dotyczy godzin pracy i trafia do NFZ. Mają różne terminy, różnych adresatów i obejmują różne placówki. W tym przewodniku rozdzielamy je i pokazujemy, jak się do nich przygotować.

Materiał ma charakter informacyjny i nie jest poradą prawną. Stan na 15 października 2026 r. Opieramy się na komunikatach AOTMiT, Ministerstwa Zdrowia i NFZ oraz na publikacjach branżowych. Specyfikacja techniczna NFZ, którą opisujemy, ma status projektu przekazanego do konsultacji, więc szczegóły mogą się jeszcze zmienić. Przed wdrożeniem sprawdź aktualne komunikaty swojego oddziału wojewódzkiego NFZ.

Dwa obowiązki, jedna nazwa

Określenie „ustawa peselowa” odnosi się formalnie do ustawy, która zmieniła zasady zbierania danych o wynagrodzeniach w ochronie zdrowia. Niemal w tym samym czasie Ministerstwo Zdrowia zmieniło jednak rozporządzenie o ogólnych warunkach umów z NFZ i nałożyło na szpitale obowiązek raportowania godzin pracy personelu. W rozmowach i w części mediów oba tematy zlewają się w jeden.

Ustawa peselowa: raport o wynagrodzeniach do AOTMiT

Agencja Oceny Technologii Medycznych i Taryfikacji (AOTMiT) od lat zbiera dane o wynagrodzeniach w ochronie zdrowia, bo są jej potrzebne do wyceny świadczeń. Do tej pory dane były jednak anonimowe. Nie dało się więc ustalić, ile łącznie zarabia lekarz, który pracuje na etacie w jednym szpitalu, ma kontrakt w drugim i dyżuruje w trzecim.

Ustawa z 19 czerwca 2026 r. o zmianie ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych to zmienia. Prezydent podpisał ją 17 lipca, a przepisy obowiązują od 5 sierpnia 2026 r. Zgodnie z ogłoszeniem AOTMiT o zbiórce danych dane o wynagrodzeniach są teraz uzupełniane o:

• numer PESEL, a w przypadku jego braku rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości,
• numer prawa wykonywania zawodu.

Kogo dotyczy raport do AOTMiT?

Obowiązek mają podmioty lecznicze, które mają umowę z NFZ. Nie tylko szpitale, ale też przychodnie, poradnie specjalistyczne czy placówki rehabilitacyjne. Dane obejmują osoby zatrudnione na umowę o pracę, pracujące na podstawie umów cywilnoprawnych i w ramach podwykonawstwa, w zakresie, w jakim uczestniczą w realizacji świadczeń finansowanych przez NFZ.

Jakie dane i w jakim terminie?

W pierwszej zbiórce po zmianie przepisów AOTMiT prosi o dane o wynagrodzeniach za wrzesień 2026 r. oraz zbiorczo za okres od 1 stycznia do 30 września 2026 r. Chodzi m.in. o stanowiska, wymiar zatrudnienia, poszczególne składniki wynagrodzenia i koszty zatrudnienia, a także o wybrane dane finansowe podmiotu. Placówki prowadzące pełną księgowość i stosujące standard rachunku kosztów przekazują dodatkowo listę i miejsca pracy ośrodków powstawania kosztów (OPK).

• Kanał: aplikacja AOTMiT (apprkp.aotm.gov.pl), dostępna do wysyłki danych od 15 października 2026 r.
• Termin dla podmiotów z oddziałem szpitalnym w rodzaju umowy leczenie szpitalne, opieka psychiatryczna i leczenie uzależnień lub rehabilitacja lecznicza: 30 listopada 2026 r.
• Termin dla pozostałych podmiotów, w tym przychodni: 16 listopada 2026 r.

Ważne: raport do AOTMiT nie obejmuje faktycznych godzin pracy. Mowa w nim o wymiarze zatrudnienia, a nie o tym, kiedy dana osoba była w pracy. Godziny to drugi, osobny obowiązek opisany niżej.

Sankcje i kontrowersje

Według doniesień medialnych za nieprzekazanie danych prezes NFZ może nałożyć karę do 0,5% wartości umowy z NFZ. Ustawa budzi też sprzeciw samorządu lekarskiego. Naczelna Rada Lekarska apelowała o weto i zapowiadała skargi w związku z ochroną danych osobowych, a Urząd Ochrony Danych Osobowych zwracał uwagę na ryzyko profilowania. Ministerstwo Zdrowia zapewnia, że dane służą wyłącznie analizom kosztów pracy i finansowania świadczeń, a nie publikowaniu zarobków konkretnych osób. Placówki przetwarzają te dane na podstawie obowiązku prawnego, ale powinny uwzględnić nowe przetwarzanie w rejestrze czynności i przekazać personelowi odpowiednią informację.

Raport godzin obecności personelu do NFZ od 1 listopada 2026

Drugi obowiązek jest bezpośrednio związany z czasem pracy. Nowelizacja rozporządzenia w sprawie ogólnych warunków umów z NFZ, opublikowana w Dzienniku Ustaw pod koniec sierpnia 2026 r., wprowadza od 1 listopada 2026 r. godzinowe zestawienia obecności osób wykonujących zawody medyczne.

Do tej pory szpitale przekazywały NFZ harmonogramy w ujęciu tygodniowym. Dane godzinowe trafiały do Funduszu głównie z ambulatoryjnej opieki specjalistycznej. Teraz szpital ma co miesiąc pokazać, kiedy faktycznie, co do godziny, poszczególne osoby były obecne w miejscu udzielania świadczeń.

Kogo obejmuje raport godzinowy?

Według komunikatu Ministerstwa Zdrowia obowiązek dotyczy świadczeniodawców udzielających świadczeń w rodzaju leczenie szpitalne, we wszystkich zakresach. Raport obejmuje osoby wykonujące zawody medyczne, które zostały wykazane do realizacji umowy z NFZ. Projekt specyfikacji NFZ nie rozróżnia przy tym form współpracy. Liczy się to, czy dana osoba jest wykazana w potencjale umowy, a nie to, czy ma etat, czy kontrakt.

Terminy

• Zestawienie składa się co miesiąc, za miesiąc poprzedni, do 20. dnia następnego miesiąca.
• Pierwsze zestawienie, za listopad 2026 r., trzeba złożyć do 20 grudnia 2026 r.
• Za brak lub nieterminowe przekazanie zestawień przewidziano kary umowne. W toku konsultacji mówiono o karach do 2% wartości umowy. Ostateczną wysokość sprawdź w opublikowanym tekście rozporządzenia.

Po co NFZ te dane?

Ministerstwo wskazuje dwa cele: bieżącą kontrolę zgodności realizacji świadczeń z harmonogramami personelu zgłoszonego do umowy oraz wykrywanie sytuacji, w których ta sama osoba jest wykazana w kilku miejscach w tym samym czasie. W mediach nazywa się to „bilokacją”. Dane mają też pomagać w planowaniu kontroli.

Co dokładnie trzeba wysłać? Komunikat XML CZPR

We wrześniu 2026 r. NFZ przekazał do konsultacji projekt komunikatu XML o nazwie CZPR („informacje o czasie pracy personelu”, wersja 1.0), opisany w komunikacie NFZ dla świadczeniodawców i twórców oprogramowania. Dane będzie można przekazać ręcznie przez Portal SZOI / Portal Świadczeniodawcy albo automatycznie, z systemu szpitala do systemu oddziału NFZ. Z projektu wynika, jak będzie wyglądał raport:

• Okres: jeden komunikat dotyczy jednego miesiąca.
• Osoba: każda osoba występuje w raporcie raz. Identyfikuje się ją numerem prawa wykonywania zawodu (z typem: lekarz, lekarz dentysta, pielęgniarka, położna, diagnosta laboratoryjny, farmaceuta, felczer, fizjoterapeuta, ratownik medyczny), identyfikatorem z Centralnego Rejestru Osób Uprawnionych do Wykonywania Zawodu Medycznego albo numerem PESEL.
• Przedziały czasu pracy: dla każdej osoby podaje się listę przedziałów: dzień i godzinę rozpoczęcia oraz dzień i godzinę zakończenia.
• Typ pracy: praca w normalnych godzinach pracy albo dyżur medyczny.
• Miejsce: do każdego przedziału przypisuje się miejsce udzielania świadczeń. Kilka miejsc dla jednego przedziału dopuszcza się tylko przy dyżurze medycznym.

Projekt zawiera też kilka zasad, które w praktyce okażą się kluczowe:

• przedziały jednej osoby nie mogą na siebie nachodzić. Mogą najwyżej stykać się, np. gdy ktoś zaraz po pracy zaczyna dyżur,
• praca na przełomie miesięcy musi być podzielona na dwa przedziały, każdy w swoim miesiącu,
• zmiana zaczynająca się o północy ma godzinę rozpoczęcia 00:00:00, a kończąca się o północy godzinę zakończenia 24:00:00,
• ponowne wysłanie danych osoby za ten sam miesiąc zastępuje wcześniejsze. Brak przedziałów dla osoby w nowszym raporcie usuwa jej dotychczasowe dane za ten miesiąc.

To oznacza, że do raportu nie wystarczy harmonogram ani suma godzin z listy płac. Potrzebne są rzetelne dane o rzeczywistych godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy, przypisane do konkretnej osoby i miejsca.

Czy to dotyczy mojej placówki?

W przypadkach granicznych, np. przy kilku rodzajach umów z NFZ, warto potwierdzić zakres obowiązków we właściwym oddziale wojewódzkim NFZ.

Gdzie szpitale napotkają problemy?

Organizacje szpitali i samorządów zgłaszały w konsultacjach szereg wątpliwości. Część z nich wynika z tego, że przepisy mówią o „obecności”, a w praktyce nakładają się na nią różne pojęcia: czas pracy, dyżur, gotowość i faktyczne udzielanie świadczeń. Najczęstsze ryzyka:

1. Kontraktowcy bez ewidencji. Lekarze na umowach cywilnoprawnych często nie rejestrują wejść i wyjść, a szpital zna tylko ich harmonogram i rozliczenie godzin. Raport wymaga natomiast godzin faktycznej obecności.
2. Harmonogram zamiast rzeczywistości. Kopiowanie grafiku do raportu jest kuszące, ale raport ma pokazać, co się faktycznie wydarzyło. Każda zamiana dyżuru czy wcześniejsze wyjście powinny być w danych.
3. Dyżury i praca w kilku komórkach. Trzeba odróżnić pracę w normalnych godzinach od dyżuru medycznego i przypisać miejsce udzielania świadczeń. Dyżur pod telefonem czy praca na kilku oddziałach to sytuacje, które warto opisać w wewnętrznej procedurze.
4. Nakładające się przedziały. Jeśli system zapisze zmianę i dyżur jako nachodzące na siebie, raport zostanie odrzucony albo będzie wymagał ręcznej poprawki.
5. Przełom miesiąca i północ. Nocne dyżury z 30 na 1 trzeba dzielić na dwa przedziały, a godziny graniczne zapisać według zasad NFZ.
6. Praca w kilku placówkach. Jeżeli lekarz figuruje w dwóch szpitalach w tym samym czasie, NFZ to zobaczy. Warto wcześniej porozmawiać z personelem o harmonogramach i o tym, jak dane będą porównywane.

Jak przygotować placówkę: lista kontrolna

Do połowy listopada (raport do AOTMiT):

1. Sprawdź, czy Twój podmiot ma umowę z NFZ i który termin go dotyczy: 16 czy 30 listopada.
2. Pobierz szablony z aplikacji AOTMiT i zbierz dane o wynagrodzeniach za wrzesień oraz za styczeń–wrzesień 2026 r., także dla kontraktowców i podwykonawców.
3. Uzupełnij PESEL i numery prawa wykonywania zawodu w danych kadrowych.
4. Zaktualizuj rejestr czynności przetwarzania i poinformuj personel o przekazywaniu danych.

Do 1 listopada i dalej (raport godzin do NFZ, szpitale):

5. Ustal listę osób wykazanych do realizacji umowy z NFZ i sprawdź, czy ich dane w systemie NFZ są aktualne, w tym numery prawa wykonywania zawodu.
6. Zdecyduj, skąd będą pochodzić godziny obecności: system rejestracji czasu pracy, system kadrowy czy ewidencja na oddziałach. Obejmij nią także kontraktowców.
7. Zapisuj rzeczywiste godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, a nie tylko plan.
8. Rozróżnij w danych pracę w normalnych godzinach i dyżury oraz przypisz miejsce udzielania świadczeń.
9. Sprawdź z dostawcą systemu szpitalnego, czy wygeneruje komunikat CZPR, czy dane trzeba będzie wprowadzić przez Portal SZOI.
10. Zrób próbny raport za październik, zanim przyjdzie pierwszy prawdziwy termin 20 grudnia.

Gdzie w tym wszystkim jest Registo?

Registo nie przesyła danych do AOTMiT ani do NFZ i nie generuje komunikatu XML CZPR. Nie jest też programem kadrowo-płacowym. Może natomiast być źródłem tego, czego raport godzinowy wymaga najbardziej: rzetelnych danych o rzeczywistych godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy.

• Personel rejestruje wejście i wyjście kodem QR, kodem PIN lub w aplikacji mobilnej. Każde zdarzenie ma dokładną datę i godzinę.
• W systemie można prowadzić także osoby współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych, więc kontraktowcy nie wypadają z ewidencji.
• W wersji PRO możesz prowadzić grafik pracy obok rzeczywistych rejestracji i korzystać z raportu z lokalizacji.
• Raporty godzin pozwalają przekazać działowi kadr lub dostawcy systemu szpitalnego dane potrzebne do przygotowania zestawienia.

Wersja podstawowa Registo kosztuje 0 zł, bez limitu pracowników. Więcej o czasie pracy w ochronie zdrowia przeczytasz w artykułach o czasie pracy lekarza, dyżurach medycznych i planowaniu grafiku w placówce medycznej.

Najczęstsze pytania

Czym jest ustawa peselowa?

To potoczna nazwa ustawy z 19 czerwca 2026 r. o zmianie ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Od 5 sierpnia 2026 r. podmioty lecznicze z umową z NFZ przekazują do AOTMiT dane o wynagrodzeniach personelu powiązane z numerem PESEL i numerem prawa wykonywania zawodu.

Czy ustawa peselowa wymaga raportowania godzin pracy?

Nie. Raport do AOTMiT obejmuje m.in. stanowiska, wymiar zatrudnienia i składniki wynagrodzenia. Godziny obecności personelu medycznego to osobny obowiązek wobec NFZ, wprowadzony nowelizacją rozporządzenia o ogólnych warunkach umów od 1 listopada 2026 r.

Czy przychodnia z umową z NFZ musi coś zrobić?

Tak, jeśli jest podmiotem leczniczym z umową z NFZ, musi przekazać dane o wynagrodzeniach do AOTMiT. W pierwszej zbiórce termin dla podmiotów bez oddziału szpitalnego mija 16 listopada 2026 r. Nowy miesięczny raport godzin do NFZ dotyczy natomiast szpitali.

Do kiedy szpital musi wysłać pierwszy raport godzin do NFZ?

Raport za listopad 2026 r. trzeba przekazać do 20 grudnia 2026 r. Kolejne zestawienia składa się co miesiąc, do 20. dnia następnego miesiąca.

Czy raport godzin obejmuje lekarzy na kontraktach?

Raport dotyczy osób wykonujących zawody medyczne wykazanych do realizacji umowy z NFZ. Projekt specyfikacji NFZ nie rozróżnia etatu i kontraktu, dlatego szpital powinien mieć dane o godzinach obecności także dla personelu kontraktowego.

Czy Registo wyśle raport do NFZ?

Nie. Registo nie generuje komunikatu CZPR i nie łączy się z systemami NFZ. Rejestruje rzeczywiste godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, które mogą być źródłem danych do przygotowania raportu w systemie szpitala lub przez Portal SZOI.