Dyrektor szkoły lub przedszkola odpowiada za czas pracy kilkunastu, a czasem kilkudziesięciu osób na bardzo różnych zasadach. Nauczyciel ma pensum i dziennik, woźna ma zmianę od wczesnego rana, a kucharka pracuje w innych godzinach niż sekretarka. Ten przewodnik porządkuje, co dotyczy kogo, i prowadzi do poradników omawiających każdy temat osobno.
Materiał ma charakter informacyjny i nie jest poradą prawną. Stan prawny opisany w tekście: luty 2026.
Dwa porządki w jednej placówce
Podstawowa różnica dotyczy tego, co w ogóle się ewidencjonuje. W przypadku pracowników objętych Kodeksem pracy pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy (art. 149 Kodeksu pracy). Obowiązek ten dotyczy każdego pracodawcy, niezależnie od liczby zatrudnionych. W przypadku nauczycieli Karta Nauczyciela ustala normę 40 godzin tygodniowo, ale ewidencjonuje się w niej wprost tylko zajęcia z uczniami, które rejestruje się i rozlicza w dziennikach (art. 42 KN).
| Grupa | Podstawowe przepisy | Jak dokumentuje się czas pracy | Typowy kłopot |
|---|---|---|---|
| Nauczyciele | Karta Nauczyciela; Kodeks pracy w sprawach nieuregulowanych (art. 91c KN) | Zajęcia z uczniami w dzienniku; pozostałe czynności nie mają jednego, ustawowego sposobu ewidencji | Udowodnienie, ile godzin nauczyciel pracował poza tablicą i czy przekroczył 40 godzin |
| Sekretariat i administracja | Kodeks pracy; w placówkach samorządowych także ustawa o pracownikach samorządowych | Ewidencja czasu pracy dla każdego pracownika, z godzinami rozpoczęcia i zakończenia pracy | Papierowa lista z podpisem zamiast ewidencji godzin |
| Obsługa (woźne, sprzątanie, konserwator) | Kodeks pracy | Ewidencja czasu pracy, często wg grafiku zmian | Praca poza grafikiem: wcześniejsze otwarcie, imprezy po południu i w weekendy |
| Kuchnia i stołówka | Kodeks pracy | Ewidencja czasu pracy; godziny zależne od wydawania posiłków | Odpoczynek między dniami i przerwa w ciągu dnia |
| Dyrektor | Zależy od podstawy zatrudnienia | Wyjątki z art. 149 § 2 KP obejmują m.in. pracowników zarządzających zakładem w imieniu pracodawcy | Ustalenie, czy wyjątek faktycznie dotyczy danej osoby |
Szczegółowo kto musi mieć ewidencję i czym ona różni się od listy obecności wyjaśniamy w poradniku Ewidencja czasu pracy w szkole i przedszkolu: kogo dotyczy?. Zgodnie ze stanowiskiem Państwowej Inspekcji Pracy lista obecności nie zastępuje ewidencji czasu pracy.
Dlaczego w oświacie to jest trudniejsze niż w firmie?
- Rok szkolny ma własny rytm. Ferie, wakacje, egzaminy i początek roku zmieniają zasady organizacji pracy w ciągu kilku tygodni.
- Różne grupy pracują w różnych godzinach. Woźna otwiera budynek, zanim pojawi się pierwszy uczeń, a sprzątanie często kończy się po lekcjach.
- Przepisy dotyczące nauczycieli są w ruchu. Uchwała Sądu Najwyższego z 26 lutego 2025 r. uznała, że praca nauczyciela ponad normę z art. 42 ust. 1 Karty Nauczyciela jest pracą w godzinach nadliczbowych. Od 1 stycznia 2026 r. obowiązują też nowe zasady wynagradzania za niezrealizowane godziny ponadwymiarowe. Resort edukacji pracuje nad zasadami rozliczania nadgodzin.
- Budżet jest ograniczony. Zakup czytników, licencji czy abonamentu płatnego od pracownika często wymaga uzgodnień, których dyrektor wolałby uniknąć.
Pięć poradników, które porządkują temat
Kolejne teksty omawiają najczęstsze sytuacje w szkołach i przedszkolach. Możesz czytać je po kolei albo wybrać ten, który odpowiada na Twoje bieżące pytanie.
- Ewidencja czasu pracy w szkole i przedszkolu: kogo dotyczy? – kogo obejmuje obowiązek ewidencji, czym ewidencja różni się od listy obecności i co z nauczycielami oraz dyrektorem.
- Urlopy i ferie w szkole i przedszkolu: jak ewidencjonować nieobecności? – urlop nauczyciela w ferie, urlop administracji i obsługi, plan urlopów i zapis nieobecności.
- Czas pracy pracowników administracji i obsługi szkoły – norma czasu pracy, odpoczynek, przerwy i nadgodziny sekretariatu, woźnych, kuchni i konserwatorów.
- Jak wdrożyć RCP w szkole i przedszkolu bez budżetu? – siedem kroków uruchomienia rejestracji czasu pracy bez kupowania sprzętu i licencji.
- Czas pracy nauczyciela po uchwale Sądu Najwyższego – uchwała Sądu Najwyższego z 2025 r., norma 40 godzin i propozycje MEN dotyczące nadgodzin nauczycieli.
Co Registo robi w szkole i przedszkolu, a czego nie robi
Registo jest systemem rejestracji czasu pracy. W placówce oświatowej sprawdza się tam, gdzie liczy się faktyczny czas obecności w pracy: u sekretarek, woźnych, pracowników kuchni, konserwatorów i innych osób zatrudnionych na zasadach Kodeksu pracy.
- Co robi: rejestruje wejścia, wyjścia i przerwy kodem QR lub PIN, rejestruje nieobecności, przygotowuje raporty czasu pracy i obecności. Wersja podstawowa kosztuje 0 zł, bez limitu pracowników i bez opłat od pracownika.
- W wersji PRO: dodaje grafik pracy, wnioski urlopowe składane przez pracowników i dodatkowych administratorów z uprawnieniami.
- Czego nie robi: nie rozlicza pensum, godzin ponadwymiarowych ani zastępstw, nie prowadzi rejestracji dyżurów i nie zastępuje dziennika lekcyjnego.
Takie rozgraniczenie ma sens: dziennik pozostaje narzędziem do zajęć z uczniami, a Registo porządkuje ewidencję czasu pracy tam, gdzie Kodeks pracy wymaga godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy.
Od czego zacząć w swojej placówce?
- Podziel pracowników na grupy: nauczyciele, administracja, obsługa, kuchnia, kadra zarządzająca.
- Sprawdź, jak dziś potwierdzane są godziny pracy każdej grupy: lista z podpisem, grafik, dziennik, wpisy ręczne.
- Wskaż luki: kto nie ma ewidencji godzin, kto pracuje w innym trybie niż w grafiku, czyje nadgodziny nie są nigdzie zapisane.
- Wybierz sposób rejestracji dla grup objętych Kodeksem pracy i ustal go z pracownikami. Zapis w regulaminie pracy lub obwieszczeniu porządkuje zasady.
- Uruchom rejestrację na próbę i porównaj wyniki z dotychczasowym sposobem przez jeden okres rozliczeniowy.
Jak przejść przez to bez wydatków, opisujemy w poradniku Jak wdrożyć RCP w szkole i przedszkolu bez budżetu?.
Najczęstsze pytania
Czy w szkole można prowadzić ewidencję czasu pracy elektronicznie?
Tak. Kodeks pracy dopuszcza elektroniczną postać dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9a–9b), więc rejestracja i ewidencja mogą być prowadzone w systemie. Pracodawca nadal odpowiada za jej prowadzenie, przechowywanie i ochronę.
Czy nauczyciel musi odbijać się w systemie RCP?
Karta Nauczyciela nie przewiduje ewidencjonowania całego czasu pracy nauczyciela, a ustawowo rejestruje się zajęcia z uczniami w dziennikach (art. 42 ust. 7a KN). Czy dodatkowo stosować w szkole rejestrację obecności nauczycieli, należy ustalić z uwzględnieniem prawa i przyjętych w placówce zasad.
Czy dyrektor też musi mieć ewidencję czasu pracy?
Zależy od podstawy zatrudnienia i zakresu obowiązków. Art. 149 § 2 Kodeksu pracy zwalnia z ewidencji godzin m.in. pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy, ale wyjątek trzeba odnieść do konkretnej osoby.
Czy w przedszkolu obowiązują inne zasady niż w szkole?
Zasady Kodeksu pracy dla administracji i obsługi są takie same. Dla nauczycieli różni się pensum, które w Karcie Nauczyciela zależy od typu placówki i grupy wiekowej dzieci (art. 42 ust. 3 KN).
Ile kosztuje Registo dla placówki oświatowej?
Wersja podstawowa Registo kosztuje 0 zł. Nie ma limitu pracowników ani opłat od pracownika. Płatna jest tylko opcjonalna wersja PRO.