Woźna otwiera szkołę przed szóstą, sprzątanie trwa do wieczora, konserwator ma awarię w sobotę, a sekretarka zostaje na zebraniu z rodzicami. W żadnym z tych przypadków Karta Nauczyciela nie pomoże, bo ta grupa pracowników podlega innym przepisom. Poniżej zbieramy zasady, które trzeba znać, i sytuacje, w których w placówkach najłatwiej o błąd.
Materiał ma charakter informacyjny i nie jest poradą prawną. Stan prawny opisany w tekście: luty 2026.
Jakie przepisy dotyczą administracji i obsługi?
Dla osób niebędących nauczycielami podstawą jest Kodeks pracy. W szkołach i przedszkolach prowadzonych przez samorząd część tej grupy może być dodatkowo objęta ustawą o pracownikach samorządowych. To, czy tak jest w Twojej placówce, zależy od jej formy organizacyjnej i rodzaju zatrudnienia, więc sprawdź to w dokumentach jednostki lub zapytaj radcę prawnego.
Ustawa o pracownikach samorządowych przewiduje m.in., że na polecenie przełożonego pracownik wykonuje pracę w godzinach nadliczbowych, a za takie godziny, według wyboru pracownika, otrzymuje wynagrodzenie albo czas wolny w tym samym wymiarze (art. 42). W sprawach nieuregulowanych w ustawie stosuje się odpowiednio Kodeks pracy (art. 43).
Norma czasu pracy, odpoczynek i przerwa
Czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (art. 129 § 1 Kodeksu pracy). Dla placówek oświatowych oznacza to, że godziny otwarcia budynku nie determinują czasu pracy jednej osoby: zmiany trzeba ułożyć tak, aby każda mieściła się w normie.
Między kolejnymi dniami pracy pracownikowi przysługuje co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku, a w tygodniu co najmniej 35 godzin, w tym wspomniane 11 godzin (art. 132 i 133 KP). W niektórych sytuacjach odpoczynek tygodniowy może być krótszy, ale nie krótszy niż 24 godziny. Jeżeli dobowy wymiar czasu pracy wynosi co najmniej 6 godzin, pracownik ma prawo do przerwy trwającej co najmniej 15 minut, którą wlicza się do czasu pracy (art. 134).
Dla szkół to ważne zwłaszcza przy pracownikach, którzy kończą pracę późno (sprzątanie, imprezy), a następnego dnia zaczynają bardzo wcześnie (otwarcie budynku, śniadania w przedszkolu).
Nadgodziny w szkole i przedszkolu
Praca ponad obowiązujące normy czasu pracy oraz praca ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy wynikający z obowiązującego systemu to praca w godzinach nadliczbowych. Za nadgodziny przysługuje wynagrodzenie z dodatkiem (100% za pracę w nocy, w niedziele i święta niebędące dniami pracy według rozkładu pracownika oraz za przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy; 50% w pozostałych przypadkach) albo, na wniosek pracownika, czas wolny. Limit godzin nadliczbowych w roku kalendarzowym wynosi co do zasady 150 godzin, o ile wyższego limitu nie ustalono w układzie, regulaminie pracy lub umowie.
Aby nadgodziny mogły być prawidłowo rozliczone, muszą być udokumentowane. Ewidencja czasu pracy pokazuje, kiedy praca się rozpoczęła i zakończyła, a polecenie przełożonego (najlepiej na piśmie) odpowiada na pytanie, czy praca została zlecona.
Typowe sytuacje i co z nimi zrobić
Poniższa tabela zawiera przykłady z praktyki placówek, a nie gotowy regulamin. Sposób zapisu zawsze należy dopasować do obowiązującego w placówce systemu czasu pracy.
| Sytuacja | Ryzyko | Co sprawdzić i zapisać |
|---|---|---|
| Woźna otwiera budynek przed 6:00 | Zbyt krótki odpoczynek po pracy poprzedniego dnia | Godziny zakończenia pracy dzień wcześniej i rozpoczęcia dziś; 11 godzin odpoczynku |
| Sprzątanie do godzin wieczornych | Przekroczenie dobowej normy | Rzeczywisty koniec pracy, ewentualne nadgodziny i polecenie przełożonego |
| Zebranie z rodzicami po południu | Nadgodziny sekretarki lub obsługi | Godziny pracy faktycznie przepracowane ponad normę i sposób rekompensaty |
| Impreza szkolna lub festyn w sobotę | Praca w dzień wolny bez rekompensaty | Zlecenie pracy, godziny i dzień wolny w zamian zgodnie z przepisami |
| Kucharka przygotowuje śniadania i obiady | Brak przerwy i długie dni pracy | Przerwę wliczoną do czasu pracy i wymiar dobowy |
| Awaria w weekend (konserwator) | Dyżur lub praca w dni wolne bez zapisu | Dyżur lub czas pracy z godzinami rozpoczęcia i zakończenia |
| Dwie zmiany w przedszkolu | Nakładanie się zmian i brak odpoczynku tygodniowego | Grafik zmian i rzeczywiste godziny pracy każdej osoby |
Grafik, regulamin i ewidencja – trzy różne dokumenty
Grafik pracy pokazuje, kto i kiedy ma pracować. Regulamin pracy lub obwieszczenie opisuje zasady organizacji pracy w placówce. Ewidencja czasu pracy dokumentuje, jak było naprawdę. Zgodność tych trzech dokumentów pozwala szybko odpowiedzieć na pytanie, czy pracownik przepracował więcej, niż planowano. Samo planowanie nie zastępuje zapisu faktycznego przebiegu pracy.
Jak Registo wspiera tę grupę pracowników?
Registo rejestruje wejścia, wyjścia i przerwy, więc godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy każdej osoby trafiają do ewidencji bez ręcznego wpisywania. Raporty czasu pracy i obecności pomagają zobaczyć dni, w których praca trwała dłużej niż planowano, a ustawienia czasu pracy (normy dzienne, zaokrąglanie) porządkują rozliczenia. Dla firm i placówek z kilkoma zmianami w wersji PRO dostępny jest grafik pracy do porównania planu z realizacją.
Wersja podstawowa kosztuje 0 zł, nie ma limitu pracowników i nie nalicza opłat od pracownika. Pamiętaj, że system dostarcza dane, a decyzje o nadgodzinach, odpoczynku i rekompensacie nadal podejmuje pracodawca. Pełny przegląd tematu znajdziesz w przewodniku po rejestracji czasu pracy w placówkach oświatowych.
Najczęstsze pytania
Czy woźna i sprzątaczka muszą mieć ewidencję czasu pracy?
Tak, jeśli są pracownikami objętymi Kodeksem pracy. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy zgodnie z art. 149 KP, niezależnie od liczby zatrudnionych osób.
Czy sekretarka musi mieć przerwę w pracy?
Jeśli dobowy wymiar jej czasu pracy wynosi co najmniej 6 godzin, ma prawo do przerwy trwającej co najmniej 15 minut. Przerwę wlicza się do czasu pracy.
Ile godzin odpoczynku powinien mieć pracownik obsługi między dniami pracy?
Co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie oraz co najmniej 35 godzin odpoczynku tygodniowego, w tym 11 godzin odpoczynku dobowego. W wyjątkowych sytuacjach odpoczynek tygodniowy może być krótszy, ale nie krótszy niż 24 godziny.
Czy pracownik samorządowy w szkole odbiera nadgodziny czasem wolnym?
Ustawa o pracownikach samorządowych przewiduje, że za pracę w godzinach nadliczbowych, według wyboru pracownika, przysługuje wynagrodzenie albo czas wolny w tym samym wymiarze. Zastosowanie przepisów zależy od tego, czy pracownik jest objęty tą ustawą.
Czy Registo rozlicza dyżury i zastępstwa nauczycieli?
Nie. Registo rejestruje czas pracy administracji i obsługi oraz przygotowuje raporty obecności. Nie prowadzi rejestracji dyżurów i zastępstw ani nie rozlicza pensum.