„Luka płacowa” i „jawność wynagrodzeń” to hasła, które coraz częściej pojawiają się w rozmowach o rynku pracy w 2027 roku. Wielu pracodawców słyszało o nowych raportach i karach, ale nie wie, czy dotyczą one ich firmy, co już obowiązuje, a co jest dopiero zapowiedzią. W tym tekście porządkujemy te informacje.
Materiał ma charakter informacyjny i nie jest poradą prawną. Stan prawny na 13 października 2026 r.: ustawa wdrażająca dyrektywę (UE) 2023/970 nie została uchwalona, a Sejm nie rozpoczął nad nią prac. Opisujemy obowiązujące przepisy Kodeksu pracy, wymagania samej dyrektywy oraz założenia projektu przygotowanego przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Szczegóły polskiej ustawy mogą się jeszcze zmienić.
Czym jest luka płacowa?
Luka płacowa (ang. gender pay gap) to różnica między średnim poziomem wynagrodzenia kobiet i mężczyzn u danego pracodawcy, wyrażona jako procent średniego wynagrodzenia mężczyzn. Dyrektywa posługuje się też luką liczoną na medianach, a więc na wynagrodzeniu „środkowej” osoby w grupie, oraz luką w poszczególnych kategoriach pracowników, czyli wśród osób wykonujących tę samą pracę lub pracę o jednakowej wartości.
Prosty przykład: jeśli w firmie średnie wynagrodzenie mężczyzn wynosi 7 000 zł, a kobiet 6 300 zł, luka płacowa wynosi (7 000 − 6 300) / 7 000 = 10%. Sama liczba nie przesądza jeszcze o dyskryminacji. Różnica może wynikać np. z tego, że więcej mężczyzn pracuje na lepiej płatnych stanowiskach. Dlatego dyrektywa każe patrzeć także na luki w kategoriach pracowników i wymaga, żeby różnice dało się uzasadnić obiektywnymi, neutralnymi płciowo kryteriami.
Do „wynagrodzenia” w rozumieniu dyrektywy wlicza się nie tylko pensję zasadniczą, ale też składniki uzupełniające i zmienne, pieniężne i rzeczowe, np. premie, dodatki czy wynagrodzenie za nadgodziny.
Skąd ten temat: dyrektywa 2023/970
Zasada jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości nie jest nowa. W polskim prawie obowiązuje od lat (art. 18³c Kodeksu pracy). Problem polega na tym, że pracownik zwykle nie wie, ile zarabiają inni, więc trudno mu wykazać nierówność.
Dlatego Unia Europejska przyjęła dyrektywę (UE) 2023/970 w sprawie przejrzystości wynagrodzeń. Państwa członkowskie miały ją wdrożyć do 7 czerwca 2026 r. Polska tego terminu nie dotrzymała. Ministerstwo przygotowało projekt ustawy o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet, który był konsultowany w 2026 r., ale do dziś nie trafił do Sejmu.
Co to oznacza dla firm? Co do zasady dyrektywa nie nakłada obowiązków bezpośrednio na prywatnych pracodawców. Nowe obowiązki, np. raporty o luce płacowej, pojawią się dopiero po uchwaleniu polskiej ustawy. Kierunek zmian jest jednak przesądzony, a dyrektywa dokładnie opisuje, czego ustawa będzie musiała wymagać. Na uporządkowanie płac warto więc mieć zapas czasu.
Co obowiązuje już dziś (od 24 grudnia 2025 r.)?
Część zasad jawności wynagrodzeń Polska wprowadziła wcześniej, nowelizacją Kodeksu pracy z 4 czerwca 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 807). Te przepisy obowiązują od 24 grudnia 2025 r. i dotyczą każdego pracodawcy, niezależnie od liczby pracowników:
- Informacja o wynagrodzeniu dla kandydata. Pracodawca przekazuje osobie ubiegającej się o pracę informację o wynagrodzeniu początkowym lub jego przedziale (tzw. widełkach), opartą na obiektywnych, neutralnych płciowo kryteriach. Można to zrobić w ogłoszeniu o pracy, przed rozmową kwalifikacyjną albo, jeśli wcześniej nie było to możliwe, przed nawiązaniem stosunku pracy.
- Zakaz pytania o dotychczasowe zarobki. Nie wolno pytać kandydata o wynagrodzenie, które otrzymuje obecnie lub otrzymywał u poprzednich pracodawców.
- Neutralne nazwy stanowisk i ogłoszenia. Ogłoszenia o naborze i nazwy stanowisk mają być neutralne pod względem płci, np. „księgowa/księgowy”, „księgowy (K/M)” albo „osoba na stanowisku księgowej/księgowego”.
- Niedyskryminująca rekrutacja. Cały proces naboru ma przebiegać w sposób niedyskryminujący.
Jeśli Twoja firma rekrutuje, to ta część zmian już Cię dotyczy, bez względu na losy dalszej ustawy.
Kogo obejmie raport o luce płacowej?
Najgłośniejszym elementem dyrektywy jest obowiązek raportowania luki płacowej. Obejmie on tylko większych pracodawców. Poniższe progi i terminy wynikają z dyrektywy, a w takim samym kształcie przenosi je polski projekt:
| Liczba pracowników | Pierwszy raport | Kolejne raporty |
|---|---|---|
| 250 i więcej | do 7 czerwca 2027 r. (za 2026 r.) | co roku |
| 150–249 | do 7 czerwca 2027 r. (za 2026 r.) | co 3 lata |
| 100–149 | do 7 czerwca 2031 r. | co 3 lata |
| poniżej 100 | brak obowiązku (państwo może wprowadzić go w ustawie, ale projekt tego nie przewiduje) | |
Bez polskiej ustawy terminy z 2027 r. nie są wymagalne, a przy jej późnym uchwaleniu mogą się przesunąć. Raport ma obejmować m.in. lukę płacową średnią i medianową, także w składnikach uzupełniających i zmiennych, odsetek kobiet i mężczyzn otrzymujących takie składniki, udział kobiet i mężczyzn w każdym kwartylu płacowym oraz lukę w poszczególnych kategoriach pracowników.
Co obejmie wszystkich pracodawców, także małych?
Większość firm zatrudnia mniej niż 100 osób, więc raport o luce płacowej ich nie obejmie. Dyrektywa przewiduje jednak obowiązki, które dotyczą pracodawców niezależnie od wielkości:
- Prawo pracownika do informacji. Pracownik może zapytać o swój poziom wynagrodzenia oraz o średnie wynagrodzenia, w podziale na płeć, w kategorii osób wykonujących tę samą pracę lub pracę o jednakowej wartości. Według dyrektywy pracodawca odpowiada w rozsądnym terminie, nie później niż w ciągu 2 miesięcy, i co roku informuje pracowników o tym prawie.
- Zakaz utajniania wynagrodzeń. Pracodawca nie może zakazać pracownikowi ujawnienia własnego wynagrodzenia, np. klauzulą poufności w umowie.
- Jasne kryteria płacowe. Pracownicy mają mieć dostęp do kryteriów, według których ustala się wynagrodzenie i jego wzrost. Dyrektywa pozwala zwolnić firmy poniżej 50 pracowników z obowiązku dotyczącego kryteriów awansu płacowego.
- Wartościowanie stanowisk. Struktura wynagrodzeń ma pozwalać ocenić, które prace mają jednakową wartość. Projekt ministerstwa przewiduje obowiązek wartościowania stanowisk dla wszystkich pracodawców.
Wartościowanie stanowisk w praktyce
Dyrektywa wskazuje cztery podstawowe kryteria oceny wartości pracy: umiejętności, wysiłek, odpowiedzialność i warunki pracy. Pracodawca może dodać własne podkryteria, ale wszystkie muszą być stosowane obiektywnie i bez odniesienia do płci. Liczy się wartość pracy, a nie tytuł stanowiska: prace o różnych nazwach mogą mieć jednakową wartość, a prace o tej samej nazwie mogą się różnić.
Uproszczony przykład dla małej firmy usługowej (skala 1–5, wartości ilustracyjne):
| Stanowisko | Umiejętności | Wysiłek | Odpowiedzialność | Warunki pracy | Suma |
|---|---|---|---|---|---|
| Specjalista/specjalistka ds. obsługi klienta | 3 | 3 | 3 | 2 | 11 |
| Serwisant/serwisantka urządzeń | 3 | 3 | 2 | 3 | 11 |
| Kierownik/kierowniczka zmiany | 4 | 3 | 5 | 2 | 14 |
W tym przykładzie dwa pierwsze stanowiska mają podobną wartość, choć polegają na zupełnie innej pracy. Jeśli na jednym pracują głównie kobiety, a na drugim mężczyźni, a różnica w płacach jest wyraźna, pracodawca powinien umieć ją uzasadnić, np. stażem lub wynikami ocenianymi według jawnych zasad. Ministerstwo zapowiadało udostępnienie narzędzia do wartościowania, z którego firmy będą mogły korzystać dobrowolnie.
Wspólna ocena wynagrodzeń i próg 5%
Jeśli raport pokaże, że w danej kategorii pracowników luka wynosi co najmniej 5%, pracodawca nie uzasadni jej obiektywnymi, neutralnymi płciowo kryteriami i nie usunie jej w ciągu 6 miesięcy od złożenia raportu, będzie musiał przeprowadzić wspólną ocenę wynagrodzeń razem z przedstawicielami pracowników. Ocena obejmuje analizę przyczyn różnic i plan działań naprawczych. Ten obowiązek dotyczy tylko firm, które składają raporty, czyli zatrudniających co najmniej 100 osób.
Ciężar dowodu, odszkodowania i kary
Dyrektywa wzmacnia pozycję pracownika w sporze o wynagrodzenie:
- Ciężar dowodu przechodzi na pracodawcę. Jeśli pracownik uprawdopodobni dyskryminację płacową, to pracodawca musi wykazać, że jej nie było. Jeśli pracodawca nie wypełnił obowiązków w zakresie przejrzystości, np. nie udzielił informacji, będzie mu jeszcze trudniej się bronić.
- Pełne odszkodowanie. Pracownik może dochodzić m.in. zaległego wynagrodzenia, premii i świadczeń wraz z odsetkami. Dyrektywa nie pozwala z góry ograniczać wysokości odszkodowania.
- Kary. Projekt ministerstwa przewidywał grzywny od 2 000 do 60 000 zł m.in. za brak wartościowania stanowisk, nieudzielenie informacji, brak raportu i klauzule zakazujące ujawniania wynagrodzenia. Ostateczne kwoty zależą od uchwalonej ustawy.
Jak przygotować firmę, zanim ustawa wejdzie w życie?
Te kroki mają sens niezależnie od tego, kiedy ustawa zostanie uchwalona. Większość z nich porządkuje płace i zmniejsza ryzyko sporów już dziś.
- Sprawdź rekrutację. Upewnij się, że ogłoszenia mają neutralne nazwy stanowisk, kandydat dostaje informację o wynagrodzeniu, a w rozmowach nikt nie pyta o dotychczasowe zarobki.
- Spisz stanowiska i ich wynagrodzenia. Zrób zestawienie: stanowisko, liczba kobiet i mężczyzn, wynagrodzenie zasadnicze i wszystkie składniki zmienne.
- Przeprowadź wstępne wartościowanie. Oceń stanowiska według czterech kryteriów: umiejętności, wysiłek, odpowiedzialność, warunki pracy. Wystarczy prosty arkusz.
- Policz lukę we własnym zakresie. Nawet jeśli nie musisz raportować, sprawdź, czy w porównywalnych pracach są różnice i czy umiesz je uzasadnić.
- Spisz zasady płacowe. Opisz, od czego zależy wysokość wynagrodzenia, premii i podwyżek. Usuń z umów klauzule zakazujące ujawniania wynagrodzenia.
- Uporządkuj dane źródłowe. Składniki zmienne, takie jak wynagrodzenie za nadgodziny, dodatki za pracę w nocy czy rozliczenie nieobecności, liczy się na podstawie czasu pracy. Jeśli ewidencja jest niekompletna, wyliczenia luki też będą niewiarygodne.
- Śledź prace nad ustawą. Gdy projekt trafi do Sejmu, sprawdź ostateczne terminy i zakres obowiązków albo skonsultuj je z prawnikiem lub biurem rachunkowym.
Gdzie w tym wszystkim jest Registo?
Registo nie jest programem płacowym i nie wylicza luki płacowej. Odpowiada za coś, na czym opierają się wyliczenia płac: rzetelną ewidencję czasu pracy. Rejestruje wejścia i wyjścia, przerwy, nadgodziny i godziny nocne oraz nieobecności, w tym urlopy. Raporty godzin z Registo pozwalają przekazać do kadr i płac kompletne dane o czasie pracy każdego pracownika. W wersji PRO raport godzin może dodatkowo pokazać godziny w zdefiniowanych przedziałach czasu wraz ze stawkami.
Wersja podstawowa Registo kosztuje 0 zł, bez limitu pracowników. Więcej o tym, jak prowadzić ewidencję, przeczytasz w poradnikach Elektroniczna ewidencja czasu pracy oraz Urlopy i nieobecności pracowników.
Najczęstsze pytania
Czy przepisy o luce płacowej już obowiązują w Polsce?
Nie. Na dzień 13 października 2026 r. ustawa wdrażająca dyrektywę 2023/970 nie została uchwalona. Obowiązują natomiast przepisy Kodeksu pracy o jawności wynagrodzeń w rekrutacji, wprowadzone od 24 grudnia 2025 r.
Czy mała firma będzie musiała raportować lukę płacową?
Według dyrektywy i projektu ministerstwa obowiązek raportowania dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 100 pracowników. Mniejsze firmy nie będą składać raportów, ale obejmą je m.in. prawo pracownika do informacji o wynagrodzeniach i zakaz utajniania płac.
Czy muszę podawać widełki płacowe w ogłoszeniu o pracy?
Nie musi to być ogłoszenie. Od 24 grudnia 2025 r. kandydat musi otrzymać informację o wynagrodzeniu początkowym lub jego przedziale w ogłoszeniu, przed rozmową kwalifikacyjną albo przed nawiązaniem stosunku pracy.
Czy pracownik może ujawnić swoje wynagrodzenie współpracownikom?
Dyrektywa wprowadza zakaz klauzul, które zabraniają pracownikowi ujawniania własnego wynagrodzenia. Po wdrożeniu dyrektywy takie zapisy w umowach nie będą mogły być stosowane.
Czy Registo wylicza lukę płacową?
Nie. Registo prowadzi ewidencję czasu pracy, nadgodzin i nieobecności. Dane z raportów godzin mogą być podstawą do wyliczenia składników wynagrodzenia w programie płacowym lub w biurze rachunkowym.