Dzień wolny za święto w sobotę 2026 – jak zaplanować odbiór i wpisać go do grafiku

W 2026 roku dwa święta ustawowo wolne od pracy przypadają w sobotę: 15 sierpnia oraz 26 grudnia. Dla wielu firm oznacza to konieczność wyznaczenia pracownikom dodatkowego dnia wolnego. W praktyce pojawiają się wtedy dwa pytania: kiedy oddać dzień wolny oraz jak poprawnie wprowadzić go do grafiku i ewidencji czasu pracy.

W tym artykule wyjaśniamy zasady i pokazujemy, jak zrobić to w Registo, aby zachować porządek w dokumentacji oraz poprawnie rozliczyć czas pracy całego zespołu.

Czy za święto przypadające w sobotę trzeba oddać dzień wolny?

Tak - jeżeli pracownik jest objęty przeciętnie pięciodniowym tygodniem pracy, święto przypadające w sobotę obniża wymiar czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym. W praktyce oznacza to, że pracodawca powinien wyznaczyć inny dzień wolny od pracy.

To ważne nie tylko z punktu widzenia przepisów, ale również poprawnego planowania pracy. Jeżeli taki dzień nie zostanie odpowiednio uwzględniony, łatwo o błędy w harmonogramie, normie czasu pracy i późniejszym rozliczeniu.

Kiedy wyznaczyć dzień wolny za święto w sobotę?

Dzień wolny powinien zostać udzielony w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym występuje święto przypadające w sobotę. W praktyce oznacza to, że:

• jeśli w firmie obowiązuje miesięczny okres rozliczeniowy, dzień wolny za 15 sierpnia trzeba oddać jeszcze w sierpniu,
• jeśli obowiązuje dłuższy okres rozliczeniowy (np. trzymiesięczny), dzień wolny można wyznaczyć w innym terminie, ale nadal w ramach tego samego okresu.

Nie zawsze musi to być ten sam dzień dla wszystkich pracowników. W części firm stosuje się jedno wspólne rozwiązanie, np. zamknięcie zakładu pracy w konkretny piątek. W innych organizacjach dzień wolny może zostać ustalony indywidualnie, zależnie od harmonogramu pracy danego pracownika lub działu.

Przykład: 14 sierpnia 2026 jako dzień wolny za święto 15 sierpnia

W wielu firmach naturalnym rozwiązaniem będzie wyznaczenie piątku 14 sierpnia 2026 r. jako dnia wolnego za święto przypadające w sobotę 15 sierpnia. To wygodne rozwiązanie, szczególnie gdy:

• zakład pracy ma być tego dnia zamknięty,
• firma chce zastosować jeden wspólny dzień wolny dla całego zespołu,
• harmonogram pracy jest ustalany centralnie przez dział HR lub kierownika.

Właśnie taki scenariusz pokażemy w kolejnych krokach na przykładzie konfiguracji w Registo.

Grafik pracy a czas pracy – dlaczego to rozróżnienie jest ważne?

To jeden z najważniejszych elementów całego procesu poprawnej ewidencji. W praktyce warto zawsze pamiętać, że:

• Grafik pracy pokazuje plan pracy (kiedy pracownik ma pojawić się w firmie),
• Czas pracy służy do ewidencji i ostatecznego rozliczenia (co faktycznie się wydarzyło).

Samo zaznaczenie dnia wolnego w grafiku pomaga poprawnie zaplanować harmonogram. Jednak to wpis w czasie pracy wpływa na wypracowany czas pracy i normę pracownika. Dlatego w wielu przypadkach trzeba zadbać o dwa elementy: oznaczenie dnia w Grafiku pracy oraz dodanie odpowiedniego wpisu w Czasie pracy. To właśnie odróżnia samo planowanie od pełnego i prawidłowego rozliczenia kadrowego.

Jak dodać dzień wolny do grafiku pracy w Registo?

Jeżeli chcesz ustawić dzień wolny dla pracowników, możesz zrobić to w kilku prostych krokach z poziomu modułu Grafik pracy.

Krok 1. Wejdź do Grafiku pracy

Przejdź do modułu Czas pracy → Grafik pracy. Następnie ustaw właściwy miesiąc i odszukaj datę, której dotyczy odbiór za święto. W naszym przykładzie będzie to 14.08.2026.

Grafik pracy w Registo – zaznaczenie dnia 14.08.2026 do zbiorczej edycji

Krok 2. Zaznacz dzień w nagłówku kolumny

W nagłówku wybranego dnia zaznacz checkbox przy dacie. Po zaznaczeniu pojawi się możliwość zbiorczej edycji wpisu. To rozwiązanie jest szczególnie wygodne wtedy, gdy chcesz wprowadzić ten sam rodzaj nieobecności dla kilku pracowników (lub całej firmy) jednocześnie.

Krok 3 i 4. Otwórz edycję zbiorczą i wybierz „OŚ”

Po zaznaczeniu dnia wybierz opcję edycji. Otworzy się okno „Zbiorcze dodawanie godzin”. W formularzu ustaw odpowiednią datę, zaznacz pracowników, których dotyczy zmiana, a następnie w polu Nieobecność wybierz „OŚ – Odbiór za święto”. Na końcu kliknij Zapisz.

Zbiorcze dodawanie godzin – wybór nieobecności „OŚ – Odbiór za święto”

Dzięki temu dzień wolny zostanie szybko wpisany do harmonogramu wybranych pracowników i będą oni wiedzieli, że w tym dniu nie przychodzą do pracy.

Jak dodać wpis do czasu pracy w Registo?

Jeżeli chcesz, aby wpis prawidłowo wpływał na wypracowany czas pracy i miesięczną normę pracownika, trzeba dodać go również w module Czas pracy. Najwygodniej zrobić to w widoku Tygodniowym albo Szczegółowym.

Krok 1 i 2. Przejdź do modułu i odszukaj dzień

Wejdź w Czas pracy i wybierz widok Tydzień albo Szczegółowy. Ustaw tydzień, w którym przypada planowany dzień wolny (w naszym przykładzie to tydzień obejmujący 14 sierpnia).

Krok 3. Wybierz rodzaj nieobecności dla pracownika

W wierszu pracownika i odpowiednim dniu wybierz rodzaj nieobecności: „OŚ – Odbiór za święto”. Po zapisaniu wpis pojawi się w czasie pracy pracownika i będzie automatycznie uwzględniany przy generowaniu raportów do list płac.

Czas pracy w Registo – wpis „OŚ” widoczny przy pracownikach w dniu 14.08.2026

Czy trzeba dodawać wpis każdemu pracownikowi osobno? Tak, w przypadku modułu Czas pracy wpis dodaje się dla każdego pracownika z osobna. Dlatego rekomendujemy widok Tygodniowy, gdzie można bardzo sprawnie "przeklikać" odpowiedni rodzaj nieobecności u wybranych osób w zespole.

Alternatywne sposoby rozliczenia

Alternatywa 1: wykorzystanie wniosków urlopowych

Drugą możliwością jest skorzystanie z modułu Wnioski urlopowe. W takim scenariuszu tworzony jest wniosek dla konkretnego pracownika na dany dzień, który po akceptacji przez przełożonego automatycznie pojawia się w Czasie pracy i Grafiku pracy. To dobre rozwiązanie, gdy chcesz zachować standardowy, elektroniczny obieg dokumentów.

Alternatywa 2: pracownik sam dodaje nieobecność

Jeżeli pracownicy mają dostęp do panelu pracowniczego w Registo, proces ten można rozłożyć na zespół. Pracownik może sam dodać wniosek (do akceptacji), lub sam wpisuje nieobecność do Czasu pracy (o ile ma przypisane do tego odpowiednie uprawnienia w systemie).

Najczęstsze błędy przy dodawaniu dnia wolnego za święto

1. Dodanie dnia tylko do grafiku – to najczęstsza pomyłka. Harmonogram jest wtedy wizualnie poprawny, ale właściwa ewidencja czasu pracy może nie odzwierciedlać rzeczywistego rozliczenia.
2. Brak wpisu w czasie pracy – jeżeli wpis nie zostanie uzupełniony, system uzna, że pracownik miał pracować (norma nie zostanie pomniejszona), co wpłynie na saldo wypracowanego czasu.
3. Ustalenie dnia wolnego poza okresem rozliczeniowym – pamiętaj, że dzień wolny za święto w sobotę musi zostać oddany w tym samym okresie rozliczeniowym, by zgadzał się ostateczny wymiar czasu pracy za ten okres.
4. Ręczne poprawki bez spójnego procesu – przy większej liczbie pracowników, prowadzenie takich ewidencji w Excelu powoduje, że łatwo przeoczyć pojedyncze osoby lub wprowadzić niespójne dane.

Jak najlepiej podejść do tego w praktyce?

Jeżeli dzień wolny dotyczy całego zakładu lub większej grupy pracowników, najpraktyczniejsze podejście wygląda zazwyczaj następująco: ustalasz wspólną datę odbioru za święto, wprowadzasz ją zbiorczo w Grafiku pracy dla wszystkich zaangażowanych, uzupełniasz odpowiednie wpisy w widoku tygodniowym Czasu pracy, a na końcu weryfikujesz na podsumowaniu, czy wszyscy pracownicy mają właściwie dodaną nieobecność i zgadza się ich norma. Dzięki temu w pełni unikasz rozbieżności pod koniec miesiąca.

Przedstawione informacje mają charakter edukacyjny. Przed wprowadzeniem zmian w rozliczaniu czasu pracy, zawsze warto zweryfikować aktualny stan prawny na stronach Państwowej Inspekcji Pracy, np. w kontekście ustalania wymiaru czasu pracy.