Case Study w pigułce
- Klient: VIKBUD Robert Wierzbowski, Ostrołęka – firma z ekipami pracującymi na budowach
- Wyzwanie: Papierowe listy i SMS-y przy planowaniu obsady oraz chaos przy rozliczeniach miesięcznych.
- Rozwiązanie: Registo – moduł raportów i grafik pracy.
- Rezultat: Zatwierdzanie godzin skróciło się z kilku dni do kilkunastu minut, a administracja zajmuje około 3–4 godzin tygodniowo mniej (szacunek klienta).
Budowy, ekipy i listy na papierze
W firmach budowlanych obsada zmienia się często: jedna ekipa kończy etap, druga wchodzi na kolejną budowę, ktoś jest potrzebny w innym miejscu. W VIKBUD z Ostrołęki, prowadzonym przez Roberta Wierzbowskiego, przez długi czas opierano się na papierowych listach i SMS-ach.
Na co dzień dawało się to jakoś ogarnąć. Problem pojawiał się na koniec miesiąca, gdy trzeba było z rozproszonych zapisów złożyć rozliczenia. Firma opisuje to wprost: chaos przy rozliczeniach miesięcznych.
Grafik i raporty w jednym miejscu
Największy efekt VIKBUD odczuwa dzięki dwóm rzeczom: raportom i grafikowi pracy. Grafik pozwala szybko zaplanować, kto pracuje i gdzie – jak to się robi, opisaliśmy w instrukcjach grafik pracy w Registo oraz dodawanie wpisów do grafiku. Raporty z kolei pozwalają zebrać czas pracy do rozliczenia bez przepisywania notatek (jak wygenerować raport godzin).
„Największy efekt odczuwamy, korzystając z modułu raportów oraz grafiku, które pozwalają nam błyskawicznie planować obsadę na budowach.”
– Robert, VIKBUD, Ostrołęka
Efekt: od kilku dni do kilkunastu minut
Według VIKBUD wszystko jest teraz w jednym miejscu, a proces zatwierdzania godzin skrócił się z kilku dni do zaledwie kilkunastu minut. Firma szacuje, że dzięki automatyzacji oszczędza około 3–4 godzin tygodniowo na samej administracji i unika błędów w ewidencji.
Liczby w tym tekście to własne szacunki klienta, przekazane nam w jego słowach – nie wyniki badania ani gwarancja dla każdej firmy.
Co z tego wynika dla firm z ekipami w terenie
- Plan obsady i ewidencja czasu powinny być w jednym miejscu. Wtedy koniec miesiąca nie wymaga zbierania informacji z kilku źródeł.
- SMS-y i papier przestają wystarczać, gdy ekip przybywa. Każda dodatkowa kartka to kolejne miejsce na pomyłkę.
- Jeśli pracownicy rejestrują czas w terenie, zobacz też jak uruchomić Registo dla pracowników zdalnych.