Nowości w Registo: więcej samodzielności dla pracowników i mniej ręcznej pracy dla HR

Znasz tę sytuację?

Pracownik wraca po kilku dniach nieobecności i mówi:
„Zapomniałem zgłosić urlop”.
Albo:
„Byłem na delegacji, ale jeszcze nie mam tego w systemie”.
Albo:
„Czy można dodać tę nieobecność wstecz?”.

Na pierwszy rzut oka to drobiazg.
Jedna poprawka.
Jedno zgłoszenie.
Jedna wiadomość.
Jedna zmiana w ewidencji.

Problem zaczyna się wtedy, gdy takich drobiazgów robi się kilkanaście albo kilkadziesiąt w miesiącu. Wtedy z małych spraw powstaje całkiem duże obciążenie dla osoby, która zajmuje się czasem pracy, urlopami, nieobecnościami, delegacjami i raportami.

Dlatego w najnowszych zmianach w Registo skupiliśmy się na czymś bardzo praktycznym: większej samodzielności pracowników oraz wygodniejszej pracy administratorów.

Mniej spraw, które muszą przechodzić przez jedną osobę

W wielu firmach obsługa czasu pracy działa według prostego schematu:

• pracownik zgłasza coś do biura,
• biuro sprawdza,
• administrator poprawia,
• kierownik dopytuje,
• a na końcu ktoś jeszcze musi przygotować raport.

Oczywiście czasem taki proces jest potrzebny. Ale nie każda drobna sprawa musi od razu trafiać na biurko pracodawcy, działu kadr albo administratora.

Część rzeczy pracownik może uzupełnić samodzielnie — oczywiście tylko wtedy, gdy firma mu na to pozwoli. I właśnie taki kierunek rozwijamy w Registo.

Pracownik może sam dodać nieobecność

W Registo PRO pojawiła się możliwość samodzielnego dodawania nieobecności przez pracownika.

Co to oznacza w praktyce? Jeśli pracodawca włączy takie uprawnienie, pracownik może samodzielnie dodać nieobecność:

• na przyszłość,
• do 30 dni wstecz,
• z odpowiednim rodzajem nieobecności,
• z dodatkowym opisem.

To przydatne szczególnie wtedy, gdy firma chce ograniczyć liczbę wiadomości, telefonów i ręcznych poprawek. Pracownik uzupełnia informację sam, a pracodawca nadal zachowuje kontrolę nad ewidencją.

Wpisy dodane przez pracownika są odpowiednio oznaczone w systemie, więc łatwo odróżnić je od wpisów wprowadzonych lub edytowanych przez pracodawcę.

Delegacja może zacząć się od pracownika

Kolejna nowość w Registo PRO dotyczy wyjazdów służbowych. Pracownik może teraz samodzielnie wystawić polecenie wyjazdu służbowego, czyli delegację.

To ważne rozróżnienie: pracownik może rozpocząć proces, ale rozliczenie delegacji nadal pozostaje po stronie pracodawcy lub dodatkowego administratora.

Dzięki temu firma może uporządkować obieg informacji. Pracownik nie musi wysyłać osobnej wiadomości z prośbą o dodanie delegacji. Może wprowadzić ją bezpośrednio w systemie. A osoba odpowiedzialna za rozliczenia nadal ma nad tym kontrolę.

Wnioski urlopowe także do 30 dni wstecz

W firmowej codzienności nie wszystko dzieje się idealnie według planu. Czasem pracownik zapomni złożyć wniosek. Czasem urlop zostanie ustalony ustnie. Czasem dokumentacja dogania rzeczywistość dopiero po kilku dniach.

Dlatego w Registo PRO dodaliśmy możliwość składania wniosków urlopowych do 30 dni wstecz.

Takie uprawnienie można nadać pracownikom w konfiguracji. Można je też włączyć dodatkowemu administratorowi.

Co ważne, wniosek dodany wstecz nadal trafia do systemu ze statusem „oczekuje”. Nie jest więc automatycznie uznawany za zaakceptowany. To daje większą elastyczność, ale nie odbiera kontroli osobie odpowiedzialnej za zatwierdzanie urlopów.

Więcej informacji bez szukania po szczegółach

W aktualizacji pojawiły się także zmiany, które pomagają szybciej zauważyć ważne informacje w widokach czasu pracy.

W Registo PRO w widoku tygodniowym oraz miesięcznym można zobaczyć informację o liczbie spóźnień w danym okresie. To drobna zmiana, ale bardzo praktyczna. Zamiast sprawdzać każdy dzień osobno, administrator od razu widzi, czy w danym tygodniu lub miesiącu pojawiały się spóźnienia.

Informacja o spóźnieniu została też dodana do raportu obecności wysyłanego e-mailem. Dzięki temu raport staje się bardziej kompletny i może lepiej odpowiadać na codzienne potrzeby pracodawcy, kierownika albo działu kadr.

Raporty mogą trafiać do dodatkowych administratorów

Nie zawsze jedna osoba powinna być jedynym odbiorcą wszystkich informacji. W większych zespołach raporty obecności mogą być potrzebne kilku osobom — na przykład właścicielowi firmy, kierownikowi, osobie od kadr albo dodatkowemu administratorowi.

Dlatego w Registo PRO dodaliśmy możliwość wskazania adresów e-mail dodatkowych administratorów, do których ma trafiać raport obecności. Ustawienie jest dostępne w raportach, w zakładce dotyczącej powiadomień e-mail.

To kolejna zmiana, która ma ograniczać ręczne przekazywanie informacji. Zamiast pobierać raport i przesyłać go dalej, można ustawić odbiorców bezpośrednio w systemie.

Przydatne usprawnienia w codziennej pracy

Oprócz nowych funkcji pojawiły się też modyfikacje i poprawki, które wpływają na wygodę korzystania z Registo. Dodaliśmy między innymi filtry do widoku tygodniowego wszystkich pracowników. Zwiększyliśmy zakres ustawień tolerancji czasu pracy z 45 do 120 minut dla pól dotyczących godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Poprawiliśmy także mechanizmy związane z:

• ręcznym dodawaniem czasu pracy,
• grafikiem pracy w przypadku godzin nocnych i zmiany czasu,
• przeliczaniem dostępnego urlopu przy oczekujących wnioskach,
• zaokrąglaniem godziny rozpoczęcia pracy,
• optymalizacją grafiku pracy.

To zmiany, których czasem nie widać od razu, ale które mają duże znaczenie przy codziennym korzystaniu z systemu.

Małe funkcje, duża różnica

W ewidencji czasu pracy rzadko chodzi o jedną wielką czynność. Najczęściej chodzi o wiele małych spraw:
jedną nieobecność,
jeden wniosek,
jedną delegację,
jedno spóźnienie,
jeden raport,
jedną poprawkę po fakcie.

Każda z nich zajmuje chwilę. Ale razem potrafią zabrać naprawdę dużo czasu. Dlatego rozwijamy Registo tak, aby coraz więcej codziennych czynności było prostszych, szybszych i lepiej uporządkowanych.

Nie chodzi o to, żeby system zastąpił decyzje pracodawcy. Chodzi o to, żeby pomógł ograniczyć ręczną pracę tam, gdzie nie jest ona potrzebna.

Podsumowując: więcej porządku, mniej przepisywania

Nowe funkcje w Registo pomagają lepiej uporządkować codzienną obsługę czasu pracy, urlopów, nieobecności i delegacji. Pracownicy mogą zyskać większą samodzielność. Administratorzy mogą mieć mniej ręcznych poprawek. A firma może szybciej uzyskać potrzebne informacje w raportach i widokach czasu pracy.

Jeśli korzystasz już z Registo PRO, warto sprawdzić nowe ustawienia uprawnień pracowników i dodatkowych administratorów. A jeśli korzystasz z darmowej wersji Registo, to dobry moment, żeby zobaczyć, jak dodatkowe funkcje PRO mogą usprawnić codzienną pracę w Twojej firmie.