Case Study w pigułce
- Klient: P.U. Archi-Scan sp. z o.o., Zabrze
- Wyzwanie: Rosnąca liczba pracowników przy poprzednim systemie, w którym koszt rośnie z każdą kolejną osobą, oraz ręczna kontrola i pilnowanie limitów.
- Rozwiązanie: Registo – grafik, urlopy i raporty czasu pracy.
- Rezultat: Około 1–2 godzin tygodniowo mniej administracji (szacunek klienta), a pracownicy wdrożyli się bez dodatkowych wyjaśnień.
Gdy system rośnie szybciej niż zespół
Firma P.U. Archi-Scan z Zabrza korzystała wcześniej z innego systemu do ewidencji czasu pracy. Przy rosnącej liczbie pracowników zaczął on stanowić problem – nie od strony funkcji, ale kosztów. W tamtym rozwiązaniu płaci się za każdą osobę, więc każde nowe zatrudnienie podnosiło rachunek.
Do tego dochodziła ręczna praca: więcej kontroli, dopisywania i pilnowania limitów, np. dni urlopu.
Grafik, urlopy i raporty pod jedną kontrolą
W Registo Archi-Scan korzysta głównie z grafiku, urlopów i raportów czasu pracy. To właśnie te funkcje dają firmie, jak sama podkreśla, największy efekt w codziennej organizacji. Szczegóły działania opisujemy w instrukcjach: grafik pracy, zarządzanie urlopami i raport godzin.
Istotna jest dla nich także zasada rozliczeń: w Registo mają nielimitowaną liczbę użytkowników za stałą opłatę roczną, niezależną od tego, ile osób zatrudniają. Dzięki temu wzrost zespołu nie oznacza wzrostu kosztu systemu.
„»Przed« oznaczało więcej ręcznej kontroli, dopisywania i pilnowania limitów, »po« – wszystko mamy w jednym miejscu i pod kontrolą.”
– Wojciech, P.U. Archi-Scan, Zabrze
Efekt: mniej administracji i szybkie wdrożenie
Archi-Scan szacuje, że oszczędza około 1–2 godzin tygodniowo na samej administracji. Dodatkowym plusem jest prostota obsługi: pracownicy szybko się wdrożyli bez dodatkowych wyjaśnień.
Liczby w tym tekście to własne szacunki klienta, przekazane nam w jego słowach – nie wyniki badania ani gwarancja dla każdej firmy.
Wnioski dla firm, które planują zmianę systemu
- Sprawdź, jak rośnie koszt wraz z zespołem, a nie tylko jaki jest przy dzisiejszej liczbie osób.
- Zwróć uwagę na codzienną administrację: limity, urlopy i grafik powinny być w jednym miejscu.
- Wdrożenie nie musi być projektem. Im prostsza obsługa, tym mniej wyjaśnień potrzebuje zespół.