Mit #3: System RCP jest potrzebny dopiero dużej firmie

„System RCP jest potrzebny dopiero dużej firmie” – to jedno z najczęstszych przekonań, z jakimi spotykają się firmy szukające sposobu na uporządkowanie czasu pracy. Brzmi logicznie. Skoro firma zatrudnia kilka, kilkanaście albo kilkadziesiąt osób, to przecież można jeszcze wszystko „ogarnąć ręcznie”.

Lista obecności. Excel. Mail z urlopem. Telefon do kierownika. Wiadomość na komunikatorze. Szybka poprawka na koniec miesiąca.

Na początku takie rozwiązania mogą wydawać się wystarczające. Problem w tym, że chaos w czasie pracy nie zaczyna się od konkretnej liczby pracowników. Nie pojawia się dopiero przy 100 osobach. Często zaczyna się dużo wcześniej.

Liczba pracowników to nie wszystko

Wiele firm odkłada wdrożenie systemu RCP, bo uznaje, że „jeszcze jest za wcześnie”. Tylko że o potrzebie uporządkowania czasu pracy nie decyduje wyłącznie liczba zatrudnionych osób. Dużo ważniejsze są pytania:

• czy wszyscy pracują w tych samych godzinach,
• czy firma ma pracę zmianową,
• czy pracownicy pracują w terenie,
• czy zdarzają się spóźnienia lub wcześniejsze wyjścia,
• czy urlopy są zgłaszane w różnych miejscach,
• czy grafiki zmieniają się w trakcie miesiąca,
• czy kadry muszą ręcznie zbierać dane do rozliczeń,
• czy właściciel lub przełożony wie na bieżąco, kto jest w pracy.

Firma zatrudniająca 12 osób może mieć prostszy proces niż firma zatrudniająca 7 osób. Wszystko zależy od organizacji pracy. Jeżeli wszyscy pracują od poniedziałku do piątku, w tych samych godzinach, w jednym miejscu i bez częstych zmian, ręczna ewidencja może przez jakiś czas wystarczyć.

Ale jeżeli pojawiają się zmiany, urlopy, praca mobilna, zastępstwa, nieobecności i korekty, problem zaczyna się niezależnie od wielkości firmy.

Mała firma też może mieć skomplikowany czas pracy

Wyobraźmy sobie firmę usługową zatrudniającą 15 osób. Na papierze to nadal niewielka organizacja. Ale w praktyce:

• część osób zaczyna pracę o 7:00,
• część o 9:00,
• dwie osoby pracują w terenie,
• jedna osoba ma nieregularny grafik,
• ktoś zgłasza urlop,
• ktoś inny jest na zwolnieniu,
• kierownik zmienia plan pracy na kolejny dzień,
• kadry na koniec miesiąca muszą sprawdzić wszystkie godziny.

To nie jest jeszcze duża firma. Ale to już jest proces, który łatwo zaczyna wymykać się spod kontroli. W takim przypadku problemem nie jest liczba pracowników. Problemem jest liczba wyjątków. A wyjątki w czasie pracy pojawiają się bardzo szybko.

Ręczne metody działają, dopóki ktoś ich stale pilnuje

Lista obecności działa, jeśli ktoś ją codziennie sprawdza. Excel działa, jeśli ktoś pilnuje aktualnej wersji pliku. Mail z urlopem działa, jeśli ktoś go przeczyta, zaakceptuje, zapisze i uwzględni w grafiku. Telefon do kierownika działa, jeśli kierownik przekaże informację dalej.

Problem polega na tym, że takie rozwiązania nie porządkują procesu. One tylko przenoszą odpowiedzialność na ludzi.

Na pracownika, który ma pamiętać o wpisaniu godzin. Na przełożonego, który ma pamiętać o zmianie grafiku. Na kadry, które mają pamiętać o korektach. Na właściciela, który ma ufać, że wszystko zostało dobrze zapisane.

Im więcej takich ręcznych punktów, tym większe ryzyko pomyłki. I tym więcej czasu firma traci na wyjaśnianie sytuacji, które można było uporządkować wcześniej.

System RCP nie służy tylko do „odbijania wejścia”

Kolejny błąd polega na traktowaniu systemu RCP wyłącznie jako narzędzia do rejestrowania wejścia i wyjścia. Pracownik przyszedł. Pracownik wyszedł. Godziny są zapisane. To oczywiście ważne.

Ale nowoczesna ewidencja czasu pracy powinna dawać coś więcej niż samą informację o obecności. Powinna pomagać odpowiedzieć na pytania:

• czy pracownik pracował zgodnie z grafikiem,
• czy miał zaplanowaną zmianę,
• czy pojawiło się spóźnienie,
• czy była nieobecność,
• czy urlop został zaakceptowany,
• czy przełożony widzi aktualną sytuację zespołu,
• czy kadry mają kompletne dane do rozliczenia.

Samo RCP to początek. Prawdziwa wartość pojawia się wtedy, gdy rejestracja czasu pracy łączy się z grafikami, urlopami, nieobecnościami i raportami.

Dlaczego warto uporządkować czas pracy wcześniej?

Wiele firm zaczyna szukać systemu dopiero wtedy, gdy problem staje się uciążliwy. Kiedy na koniec miesiąca trzeba poprawiać dane. Kiedy pojawia się spór o godziny. Kiedy ktoś nie wie, ile ma urlopu. Kiedy grafik krąży w kilku wersjach. Kiedy kadry muszą odtwarzać rzeczywistość z maili, arkuszy i wiadomości. Kiedy przełożony nie wie, kto faktycznie jest dostępny.

To moment, w którym firma nie wdraża systemu po to, żeby się rozwijać. Wdraża go, żeby ugasić chaos.

Dużo lepiej uporządkować czas pracy wcześniej, zanim ręczne metody zaczną przeszkadzać w codziennym działaniu. System RCP nie musi być reakcją na problem. Może być sposobem na to, żeby problem nie zdążył urosnąć.

Mała firma nie ma czasu na zbędną administrację

Często mówi się, że duże firmy potrzebują systemów, bo mają skalę. To prawda. Ale małe i średnie firmy mają inny problem. Nie mają czasu na zbędną administrację.

W mniejszej firmie jedna osoba często odpowiada za kilka obszarów jednocześnie. Właściciel zajmuje się sprzedażą, klientami, zespołem i organizacją pracy. Kierownik pilnuje realizacji zadań, ludzi i bieżących problemów. Kadry albo księgowość potrzebują kompletnych danych, ale nie zawsze mają czas, żeby szukać ich w kilku miejscach.

W takim układzie każda ręczna czynność ma znaczenie. Każde przepisywanie danych. Każde sprawdzanie maili. Każde pytanie o urlop. Każda poprawka w grafiku. Każde szukanie brakującej godziny wyjścia.

Dlatego system RCP nie jest luksusem dla dużych organizacji. Może być prostym sposobem na ograniczenie codziennej administracji w firmie, która chce działać sprawniej.

Jeżeli występuje choć kilka z tych sytuacji, problem nie polega na tym, że firma jest „za mała” na system. Problem polega na tym, że proces jest już za duży na ręczne pilnowanie.

Czy system RCP oznacza duże wdrożenie?

Nie musi. To kolejny mit, który często powstrzymuje firmy przed zmianą. Wiele osób wyobraża sobie system RCP jako duży projekt IT, zakup drogiego sprzętu, skomplikowaną konfigurację i długie szkolenia.

Tymczasem nowoczesne rozwiązania mogą działać dużo prościej. W praktyce firma może zacząć od podstaw:

• rejestracji wejść i wyjść,
• podglądu obecności,
• prostych raportów,
• urlopów i nieobecności,
• grafików pracy,
• dostępu online dla pracowników i przełożonych.

Najważniejsze jest to, żeby system nie komplikował codziennej pracy. Powinien porządkować to, co firma i tak musi robić.

Jak pomaga w tym Registo?

Registo pomaga firmom uporządkować ewidencję czasu pracy, RCP, grafiki, urlopy i nieobecności w jednym prostym systemie. Dzięki temu pracownik, przełożony i kadry korzystają z tych samych danych.

Pracownik może rejestrować czas pracy. Przełożony widzi obecności i nieobecności zespołu. Kadry mają dostęp do danych potrzebnych do rozliczeń. Firma nie musi składać informacji z papieru, Excela, maili i wiadomości.

Registo sprawdza się nie tylko w dużych organizacjach. Może być pomocne również tam, gdzie firma dopiero zaczyna rosnąć i chce uniknąć chaosu, zanim stanie się on codziennym problemem. Bo dobry system nie powinien być zarezerwowany tylko dla dużych firm. Powinien być dostępny wtedy, gdy firma chce pracować w bardziej uporządkowany sposób.