Case Study w pigułce
- Klient: INTERO SERWIS Sp. z o.o., Warszawa
- Wyzwanie: Dane o czasie pracy trzeba było wprowadzać i liczyć w specjalnie przygotowanych arkuszach – około 4 godzin pracy w weekendy.
- Rozwiązanie: Registo – raporty czasu pracy generowane po wybraniu filtrów.
- Rezultat: Raport, który wcześniej wymagał godzin liczenia, firma generuje w około 5 minut (szacunek klienta).
Punkt wyjścia: dane w arkuszach i liczenie w weekendy
W INTERO SERWIS z Warszawy czas pracy rozliczano w sposób, który zna wiele firm: dane trzeba było najpierw wprowadzić, a potem policzyć w specjalnie przygotowanych arkuszach. W ciągu tygodnia zawsze było coś pilniejszego, więc rozliczenie lądowało na weekendzie. Według firmy zajmowało to około czterech godzin.
Taki układ działa, dopóki nikt nie zapomni o jakimś wpisie, nie pomyli formuły i nie zmieni się liczba osób do rozliczenia. Każda zmiana oznacza kolejne poprawki w arkuszu, a efekt – godziny pracy, która nie daje firmie nic poza gotową tabelą.
Co zmieniło Registo: raporty z filtrami
Funkcją, z której INTERO SERWIS korzysta najczęściej, są raporty. Zamiast wprowadzać dane i liczyć je samodzielnie, wystarczy wybrać odpowiednie filtry i wygenerować zestawienie, które jest akurat potrzebne. Jak to wygląda w praktyce, opisujemy w instrukcji jak wygenerować raport godzin w Registo: raport można uruchomić na kilka sposobów i wskazać jednego pracownika, kilku albo wszystkich.
„Przed zajmowaliśmy się wprowadzaniem danych i liczeniem w specjalnie stworzonych arkuszach. Po wybieramy odpowiednie filtry i generujemy interesujące nas raporty.”
– Daniel, INTERO SERWIS, Warszawa
Efekt: z kilku godzin do kilku minut
Daniel z INTERO SERWIS ocenia, że firma oszczędza około 4 godzin. Jak sam to ujmuje: z braku czasu w tygodniu poświęcali cztery godziny w weekendy na policzenie tego, co dziś można wygenerować w pięć minut.
„Dzięki Registo mamy więcej wolnego czasu do poświęcenia na to, co lubimy, a nie na to, co musimy.”
Liczby w tym tekście to własne szacunki klienta, przekazane nam w jego słowach – nie wyniki badania ani gwarancja dla każdej firmy.
Wnioski dla firm, które wciąż liczą w arkuszach
- Policz, ile naprawdę zajmuje rozliczenie. Jeśli robisz je poza godzinami pracy, to koszt jest większy, niż się wydaje.
- Zacznij od raportów. To zwykle najszybszy sposób, by zobaczyć różnicę, bo nie wymaga przebudowy całej organizacji pracy.
- Zobacz, kiedy arkusz przestaje wystarczać. Więcej na ten temat piszemy w tekście Mit #2: Excel wystarczy do ewidencji czasu pracy.