Ta historia zaczyna się w niewielkiej, rodzinnej firmie, w której od lat wszystko opierało się na sprawdzonych zasadach, bez wyraźnego bodźca do zmiany czegokolwiek. Wszystko funkcjonowało, więc nie było konieczności ruszania sprawnego, jakby się to wydawało, mechanizmu. Kierownictwo – rodzice, którzy założyli biznes wiele lat temu – zawsze wierzyli, że dobra organizacja pracy to przede wszystkim ludzie, rozmowa i papierowe notatki. Komputery były oczywiście potrzebne, ale wszelkie nowoczesne aplikacje czy systemy online wydawały im się trochę „zbyt skomplikowane” i mało zasadne. Szczególnie jeśli chodziło o aplikacje mobilne – zarząd wolał, aby telefon służył do dzwonienia, a nie do „tych wszystkich nowych rzeczy”.
Z czasem jednak firma zaczęła się rozwijać. Przybyło pracowników, pojawiła się potrzeba lepszego kontrolowania czasu pracy i planowania zadań. Ręczne notatki i tradycyjne listy zaczęły się gubić w natłoku obowiązków. Rodzina zaczęła szukać rozwiązania, które pomogłoby im wszystko uporządkować, ale jednocześnie nie zmieniłoby całkowicie ich stylu pracy.
Tak trafili na Registo. Na początku sceptycznie – bo „czy to znowu jakaś aplikacja, którą trzeba instalować na wszystkich telefonach?”. Kiedy jednak dowiedzieli się, że cały system może działać wyłącznie przez stronę internetową, bez żadnych instalacji, odetchnęli z ulgą. Wystarczyło wejść na panel www, zalogować się i można było prowadzić całą ewidencję oraz zarządzać czasem pracy.
To rozwiązanie bardzo im się spodobało. Okazało się, że Registo w przeglądarce jest proste, przejrzyste i nie wymaga żadnych skomplikowanych ustawień. Działało na komputerze w biurze i na laptopie w domu, a nawet na tablecie, którego używał syn właścicieli. Nikt nie musiał instalować aplikacji na telefonie, a mimo to system pozwalał w czasie rzeczywistym kontrolować wejścia i wyjścia pracowników, generować raporty i układać harmonogramy.
Zarząd docenił też, że Registo nie wymaga zmiany całej filozofii pracy firmy. To nie była „nowoczesna rewolucja”, tylko narzędzie, które wsparło ich w tym, co robili od lat – dbaniu o dobrą organizację i kontrolę. Po kilku tygodniach wszyscy zgodnie stwierdzili, że nie wyobrażają sobie powrotu do starych papierowych list, bo system oszczędza czas i pomaga uniknąć błędów.
Co ciekawe, nawet pracownicy, którzy początkowo byli przywiązani do tradycyjnych metod, szybko zauważyli, jak łatwo korzysta się z panelu online. Nie trzeba było niczego instalować ani uczyć się obsługi skomplikowanej aplikacji. Wszystko działało intuicyjnie, a firma mogła dalej trzymać się swoich zasad – tylko w bardziej uporządkowany sposób.
✅ Co mogli obsłużyć bez aplikacji mobilnej?
- Rejestracja czasu pracy przez panel www – pracownicy wpisywali wejścia i wyjścia ręcznie.
- Tworzenie harmonogramów i grafiku pracy w prosty sposób z poziomu przeglądarki.
- Generowanie raportów kadrowych i eksport danych do księgowości.
- Zarządzanie uprawnieniami użytkowników i wgląd w bieżące dane w czasie rzeczywistym.
- Dostęp z dowolnego urządzenia (komputer, laptop, tablet) bez instalacji czegokolwiek.
📌 Czego im zabrakło?
- Automatycznego „odbijania się” pracowników kodem QR przy wejściu i wyjściu – dane były wprowadzane ręcznie.
- Rejestracji czasu pracy w terenie jednym kliknięciem z telefonu – brakowało tego zwłaszcza przy zadaniach poza biurem.
- Swobody w komunikacji z pracownikami, poprzez wiadomości w aplikacji
- Lokalizacji wykonywanych działań, poprzez udostępnianie danych GPS z aplikacji
📈 Jak mogłoby to wpłynąć na ich produktywność?
Gdyby firma zdecydowała się na dodanie aplikacji mobilnej do codziennej pracy, mogłaby jeszcze bardziej zautomatyzować procesy. Odbijanie się kodem QR skróciłoby czas rejestracji i wyeliminowało ryzyko błędów przy ręcznym wpisywaniu godzin. Rejestracja w terenie pozwoliłaby szybciej rozliczać zadania wykonywane poza siedzibą firmy, a wiadomości w aplikacji usprawniłyby komunikację z zespołem. Dodatkowo mechanizm lokalizacji wprowadziłby większą kontrolę nad pracownikami działającymi w terenie. Wszystko to razem mogłoby zwiększyć efektywność, skrócić czas rozliczeń i dać zarządowi jeszcze lepszą kontrolę nad procesami – przy jednoczesnym zachowaniu prostoty, którą tak bardzo w tej firmie ceniono. Wszystko oczywiście jeszcze przed nimi…
Ta historia pokazuje, że nawet niewielka, rodzinna firma, wierna swoim tradycjom, może znaleźć w Registo sprzymierzeńca. Bez presji, bez konieczności instalacji aplikacji mobilnej, za to z dużą dawką prostoty i ciepła, które pasuje do miejsca, gdzie najważniejsi są ludzie.