Wyzwanie: „Urwany czas” w małej firmie
Nasz klient, właściciel niewielkiej firmy produkcyjnej (niestety, nie możemy zdradzić jej nazwy), zatrudniającej 12 osób, zauważył, że jego zespół regularnie kończy pracę przed czasem. Każdego dnia 3–4 pracowników opuszczało miejsce pracy 5, 10, a czasem nawet 15 minut wcześniej, tłumacząc to różnymi powodami, np. koniecznością zdążenia na autobus czy załatwienia pilnych spraw.
W dłuższej perspektywie te „urwane minuty” zaczęły przynosić realne straty finansowe. Przy stawce godzinowej wynoszącej średnio 45 zł, firma traciła cenny czas pracy, a w rezultacie pieniądze. Aby temu zapobiec, właściciel zdecydował się wdrożyć system Registo, który automatycznie rejestruje wejścia i wyjścia pracowników, wprowadzając większą kontrolę nad ich czasem pracy.
Rozwiązanie: Wdrożenie Registo
Po implementacji Registo każdy pracownik został zobowiązany do rejestrowania czasu pracy za pomocą kodu QR przy wejściu i wyjściu. System umożliwił:
- Precyzyjne monitorowanie rzeczywistego czasu pracy.
- Automatyczne raportowanie wyjść przed zakończeniem zmiany.
- Wprowadzenie zasady, że każdy „urwany czas” musi być odpracowany.
Wszystko to zostało wdrożone bez potrzeby angażowania dodatkowych zasobów kadrowych, a dane były przechowywane w przejrzystym systemie gotowym do analizy.
Efekty: Oszczędności finansowe dzięki automatyzacji
Po pierwszym miesiącu działania Registo firma przeprowadziła analizę danych z systemu. Wyniki były jednoznaczne – dzięki Registo udało się wyeliminować większość „uciekających minut”, a sporadyczne przypadki zostały odpowiednio rozliczone lub odpracowane.
Oszczędności w liczbach:
- Średnia liczba „urwanych minut” przed wdrożeniem Registo:
- 3-4 pracowników wychodziło codziennie wcześniej: średnio 10 minut/dzień.
- 2-3 innych osób opuszczało pracę wcześniej sporadycznie: średnio 5 minut/dzień.
- Obliczenie strat miesięcznych przed wdrożeniem:
- Codzienne „urwane minuty”:
- 10 minut x 4 pracowników = 40 minut dziennie.
- 5 minut x 2 pracowników = 10 minut dziennie.
- Łącznie: 50 minut dziennie x 20 dni roboczych = 16,67 godzin miesięcznie.
- Stawka godzinowa: 45 zł.
- Miesięczna strata: 16,67 godzin x 45 zł = 750 zł.
- Codzienne „urwane minuty”:
- Roczne straty przed wdrożeniem Registo:
- 750 zł miesięcznie x 12 miesięcy = 9 000 zł rocznie.
- Oszczędności po wdrożeniu Registo:
- Po wdrożeniu Registo wyjścia wcześniejsze zostały niemal całkowicie wyeliminowane, a sporadyczne przypadki (ok. 5% wcześniejszych wyjść) zostały odpracowane.
- Ostateczne oszczędności: 95% z 9 000 zł = 8 550 zł rocznie.
Dodatkowe korzyści wdrożenia Registo
- Poprawa morale zespołu: Pracownicy zaczęli bardziej świadomie podchodzić do czasu pracy, co zwiększyło poczucie sprawiedliwości w firmie.
- Pełna zgodność z przepisami: System pomógł w prowadzeniu transparentnej i zgodnej z prawem ewidencji czasu pracy.
- Precyzyjne raportowanie: Administratorzy mieli łatwy dostęp do danych, które umożliwiły optymalizację harmonogramów.
Podsumowanie
Dzięki wdrożeniu Registo firma naszego klienta odzyskała kontrolę nad czasem pracy swoich pracowników, eliminując „uciekające minuty”, które w dłuższej perspektywie przynosiły realne straty finansowe. System pozwolił zaoszczędzić ponad 8 500 zł rocznie, jednocześnie wprowadzając nowoczesne i przejrzyste rozwiązania, które ułatwiły zarządzanie kadrami.
Jeśli Twoja firma zmaga się z podobnymi problemami, warto pomyśleć o automatyzacji. Registo to inwestycja, która szybko się zwraca!